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知识点 | 逻辑函数,让你的Excel会思考

2019-07-19  hercules0...

逻辑函数是Excel函数的重要组成部分,常用来判断真假。有效地使用逻辑函数可以极大地提高工作效率,给数据处理带来极大便利。今天我们通过一些实践中经常会遇到的案例,对逻辑函数的使用进行详细的讲解和分析。

IF——根据条件判断值的函数 

IF函数的作用是对指定的条件执行真假值判断,根据逻辑测试的真假值,计算或返回不同的结果。用户可以使用IF函数对数值和公式进行条件检测,也可以嵌套使用IF函数。  

语法结构:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

参数logical_test表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。

参数value_if_true表示logical_test为TRUE时返回的值。

参数value_if_false表示logical_test为FALSE时返回的值。 

根据不同的情况,IF函数有不同的使用方法,如在单一的条件中使用该函数判断值,或者在多条件中使用该函数判断值。 

01

单一条件格式

如果仅仅只需要对表格中的数据进行单个条件的判断,则可通过以下方法来实现。

如下图所示,可看到预算部门各个科目的预算费用和实际费用,现需要获取各个科目的状态,即各个科目的实际费用到底是超出了预算,还是在预算之内,以便于财务人员进行后续的分析和操作,可通过IF函数来实现。


打开“预算部门费用分析报表.xlsx”文件,在单元格E3中输入公式“=IF(D3>C3,'超出预算','在预算范围内')”,按“Enter”键,得到第一个科目的状态,向下复制公式,即可得到各个科目的状态,如下图所示。 

02

多条件格式

要判断的条件较多时,也可以使用IF函数来实现。

如下图所示,可看到各个产品的型号、销售部门、批发单价、零售单价、销售数量、销售金额、利润,现要根据3个已知条件,使用IF函数判断各个产品的销售情况。

(1)利润大于100 000元的,销售情况好。

 (2)利润在50 000元和100 000元之间的,利润一般。

(3)利润小于50 000元的,销售情况差。 

打开“产品销售情况表.xlsx”文件,在单元格H3中输入公式“=IF(G3>100000,'好',IF(G3>50000,'一般','差'))”,按“Enter”键,得到第一个产品的销售情况,向下复制公式,即可得到各个产品的销售情况,如下图所示。

AND、OR、NOT——条件判断函数的得力助手 

常用的逻辑函数除了IF函数以外,还有一些为IF函数添加帮助的、不可缺少的辅助函数,如AND、OR和NOT函数。下面将分别对这3个函数进行详细的介绍。

01

AND函数

AND函数用于返回逻辑值,如果所有参数值均为逻辑“真”(TRUE),则返回逻辑“真”(TRUE),反之返回逻辑“假”(FALSE)。 

语法结构:AND(logical1,logical2,…) 

参数logical1,logical2,…表示待测试的条件值或表达式。

下图所示为“预算部门费用分析报表”,下面利用AND函数判断各科目的状态。 

打开“预算部门费用分析表1.xlsx”文件,在单元格F3中输入公式“=IF(E3= '预算外费用',E3,IF(AND(E3>=-20%,E3<=20%),'正常','不正常'))”,按“Enter”键,得到第一个科目的状态,向下复制公式,即可得到各个科目的状态,如下图所示。

02

OR函数

OR函数主要功能是返回逻辑值,仅当所有参数值均为逻辑“假”(FALSE)时返回函数结果逻辑“假”(FALSE),否则都返回逻辑“真”(TRUE)。

语法结构:OR(logical1,logical2,…) 

参数logical1,logical2,…表示待测试的条件值或表达式。

OR函数在实际工作中的用法如下:

打开“预算部门费用分析表1.xlsx”文件,在单元格F3中输入公式“=IF(E3= '预算外费用',E3,IF(OR(E3<=-20%,E3>=20%),'关注','不关注'))”,按“Enter”键,并向下复制公式,即可得到各个科目的状态,如下图所示。

03

NOT函数

当要确保一个值不等于某一特定值时,可以使用NOT函数。

语法结构:NOT(logical)

参数logical为一个可以计算出TRUE或FALSE的逻辑值或逻辑表达式。如果参数logical为FALSE,则函数NOT返回TRUE;如果logical为TRUE,则函数NOT返回FALSE。

NOT函数在实际工作中的具体用法如下:

打开“预算部门费用分析表1.xlsx”文件,在单元格F3中输入公式“=IF(NOT(E3<=0),'补助','')”,按“Enter”键,即可得到第一个科目的状态,向下复制公式,即可得到各个科目的状态,如下图所示。 

仔细阅读后有没有Get到这些知识点了呢?

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